10 tips voor een betere remote workshop

Tip 1 – Een goed begin is het halve werk

Voorbereiding is natuurlijk belangrijk bij elke workshop, maar misschien nog net wel wat belangrijker wanneer je jouw workshop op afstand doet. In onze remote Design Sprint zetten we bijvoorbeeld alvast een framework klaar. Een raamwerk wat laat zien welke oefeningen we gaan doen en in welke volgorde. Dit geeft deelnemers vertrouwen, in jou als facilitator en in het proces.

Daarnaast scheelt het ook nog eens heel veel tijd! Waar je normaal gesproken misschien snel even wat op een whiteboard tekent gaat dit je in een digitale tool veel meer tijd kosten. Deze extra tijd ter voorbereiding van de oefeningen zijn gevaarlijke momenten om mensen kwijt te raken tijdens je workshop. Deelnemers zitten ten slotte naar hun scherm te staren. Dan is het heel makkelijk om even LinkedIn of je mail te checken. Dus, voorbereiding!

Tip 2 – Vind jouw workshop opnieuw uit

Belangrijke tip: remote meetings zijn meer dan alleen Zoom of Microsoft teams opstarten. Ga er niet van uit dat een workshop die je vorige maand hebt gehouden in een ruimte vol met mensen net zo goed werkt online. Even langs een muur vol schetsen lopen of een flow uittekenen op het whiteboard wordt opeens lastiger. Je moet als het ware je meetings opnieuw uitvinden.

Loop dus elke oefening uit je workshop na en bedenk hoe je deze digitaal zou kunnen doen, met een tool als Mural bijvoorbeeld.
Heb je daar hulp bij nodig, stuur ons gerust een berichtje, we denken graag met je mee.

Remote meetings zijn meer dan Zoom of Microsoft teams opstarten.

Tip 3 – Onboarding

Een goede onboarding is het geheime ingrediënt van elke succesvolle remote workshop. Het maakt ONWIJS veel verschil wanneer jouw team goed voorbereid is. Dat jij weet dat we een interactieve workshop gaan doen en niet een conference call, betekend nog niet dat de deelnemers dat ook beseffen.

Onderschat hierbij ook het leren kennen van de tools niet. Zeker als dit voor jouw deelnemers de eerste keer is dat ze een remote workshop doen.
Bereid ze voor. Het liefst al een paar dagen van te voren. Organiseer bijvoorbeeld een korte introductie van 30 minuten waarin je laat zien hoe alle tools werken en laat iedereen er al een beetje mee spelen. Zo kan je op de dag van de echte workshop meteen met de inhoud aan de slag.

Tip 4 – Werk asynchroon; profiteer van remote werken

In-person workshops hebben eigenlijk altijd een standaard format; een halve dag, hele dag of meerdere dagen achter elkaar. Vaak omdat er mensen voor moeten reizen, iedereen moet in dezelfde ruimte zijn op hetzelfde moment, etc. Maar dit hoeft natuurlijk niet zo te zijn in een remote workshop. Deze zijn een stuk flexibeler dus profiteer daar ook van!

Laat deelnemers bijvoorbeeld hun voorbeelden of ideeën verzamelen voorafgaand aan de workshop en gebruik je workshop dan om beslissingen te maken en next steps te plannen. Zo kan iedereen zijn tijd het meest efficient indelen.

Tip 5 – Vraag om hulp

Vraag om hulp van een tweede facilitator. Zeker als je grotere groepen hebt. Eén van jullie neemt de leiding in het faciliteren terwijl de ander alvast de volgende oefening klaarzet, post-its groepeert én op het team let.

Met name dit laatste is ontzettend fijn. Ga er van uit dat er altijd iets fout gaat. Iemand heeft moeite met de tool, krijgt geen verbinding bij het videobellen of heeft problemen met het delen van zijn scherm, dit zijn allemaal dingen waarvoor je eigenlijk niet de hele workshop stil wil leggen. De tweede facilitator kan dit allemaal uit handen nemen.

Tip 6 – Camera aan! 📸

Een kleine tip die wonderen doet voor de engagement van je groep. De webcam. Vraag mensen altijd hun camera aan te doen. Het is toch veel fijner om tegen een echt mens te praten dan tegen een paar initialen of profiel foto? Je kunt ook een stuk makkelijker peilen of mensen nog zitten op te letten of dat het tijd wordt voor een pauze.

Bonus: het zorgt er vaak ook voor dat mensen deelnemen vanaf een rustige plek in plaats van dat ze inbellen terwijl ze in de auto zitten. Dus camera aan!

Tip 7 – Liever twee korte sessies dan 1 lange

Achter een scherm zitten is verbazingwekkend vermoeiend na een tijdje en het is ook lastig om je aandacht er volledig bij te houden.

Zorg er daarom voor dat je sessies niet te lang zijn. Wij houden workshops altijd maximaal 3 uur, inclusief pauzes. En neem die pauzes ook echt. Je kunt dan als facilitator dit ook best een beetje forceren door bijvoorbeeld te zeggen: “iedereen sta op en strek je armen en benen of pak allemaal een kop koffie of thee.”

Tip 8 – Tools

Wij houden onze remote workshops volledig op digitale whiteboard. Er zijn een hele hoop tools die je daar mee kunnen helpen. Wij hebben hele goede ervaringen met Mural, maar andere zweren bij Miro. Je zou zelf Google Slides kunnen gebruiken wanneer deze tools geen optie zijn.

Eerlijk gezegd, de tool die je kiest maakt uiteindelijk niet zo veel uit. Het belangrijkste is dat alle deelnemers elkaar kunnen zien en samen kunnen werken in realtime op een leeg canvas. Dit maakt de samenwerken een stuk meer tastbaar.

Tip 9 – Blijf in 1 tool

Wij raden aan om zo min mogelijk te wisselen tussen je slidedeck, whiteboard, videobellen etc. Elke keer als je wisselt moeten je deelnemers ook weer van context wisselen.En dit kost elke keer tijd om mensen hun focus weer terug te krijgen.

Probeer wanneer je bijvoorbeeld met een whiteboard in Mural werkt, daar ook je uitleg en eventuele inhoud van de slides te hebben zodat je hier zodra je bent gestart ook niet meer weg hoeft.

Tip 10 – Heb altijd een plan B. En C…

Ga er van uit dat er iets fout gaat qua techniek, want dat gaat sowieso gebeuren. Deelnemers die een call niet in komen, mensen die het niet lukt account aan te maken, niet weten hoe ze hun scherm moeten delen etc. Je kan er eigenlijk niet omheen, maar wel wat je wel kan doen is jezelf voorbereiden. Heb dus een backup plan klaar.

Je wilt zo min mogelijk op het moment zelf proberen uit te vogelen hoe je het probleem kan oplossen. Is er bijvoorbeeld iemand die niet in de call komt? Zorg dan dat je contactgegevens hebt van alle deelnemers zodat je ze kunt bereiken. Door je voor te bereiden verstoor je zo min mogelijk de workshop.